Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w rozliczeniach podatkowych ostatnich lat. Od 2026 roku faktura przestanie być papierem lub PDF-em, a stanie się wyłącznie cyfrowym zapisem w państwowym systemie.

Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność przygotowania się nie tylko do wystawiania faktur w nowym systemie, ale również do odbierania faktur zakupowych wyłącznie przez KSeF.

Dlaczego KSeF to tak duża zmiana?

Do tej pory faktura mogła istnieć w wielu formach:

• papierowej,
• jako PDF wysłany e-mailem,
• jako dokument przechowywany lokalnie.

Od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF:

• fakturą będzie wyłącznie zapis w KSeF,
• wydruki i pliki PDF będą jedynie „wizualizacją” faktury,
• bez dostępu do KSeF nie będzie możliwe ani wystawienie, ani odebranie faktury.

Mówiąc prosto:
📄 papierowe faktury odchodzą do historii,
💻 jedyną obowiązującą fakturą będzie ta w systemie KSeF.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

📌 Wystawianie faktur (sprzedaż):

• 1 lutego 2026 r. – duże firmy (obrót powyżej 200 mln zł brutto – według danych za 2024 r.),
• 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe firmy,
• 1 stycznia 2027 r. – mikroprzedsiębiorcy, których sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie.

📌 Odbieranie faktur (zakupy):

• od lutego 2026 r. – w KSeF pojawią się faktury od największych dostawców (energia, telekomunikacja, paliwa, leasingi, duże hurtownie),
• od kwietnia 2026 r. – praktycznie wszystkie faktury zakupowe będą dostępne wyłącznie w KSeF.

⚠️ Ważne: część faktur (np. wystawionych w trybie offline) nie trafi do Ciebie w żadnej innej formie – jedynym miejscem ich odbioru będzie KSeF.

Co to oznacza w praktyce dla Twojej firmy?

Sprzedaż

Jeżeli prowadzisz mikro lub małą firmę – masz jeszcze czas na przygotowanie się do wystawiania faktur w KSeF. Nie oznacza to jednak, że możesz odkładać działania do ostatniej chwili.

Zakupy

Już od lutego 2026 r. Twoje faktury kosztowe będą „czekały” w KSeF:

• aby je opłacić,
• sprawdzić poprawność,
• przekazać do księgowości,

musisz mieć dostęp do systemu.

Twoje biuro rachunkowe nie widzi, czy wszystkie faktury zakupowe zostały wystawione – dlatego dostęp do KSeF jest potrzebny zarówno Tobie, jak i biuru.

Dostępy i uprawnienia – kluczowa kwestia

Aby KSeF działał sprawnie w praktyce, musisz:

1. Zalogować się do KSeF jako właściciel.
2. Nadać uprawnienia sobie i/lub pracownikom.
3. Nadać uprawnienia biuru rachunkowemu, aby mogło pobierać faktury i je księgować.

Jak przygotować się do KSeF krok po kroku?

1️⃣ Uzyskaj dostęp do KSeF

• JDG, rolnik, najem prywatny – potrzebny profil zaufany lub podpis kwalifikowany,
• spółki – konieczne złożenie formularza ZAW-FA, który wskazuje osobę z pełnymi uprawnieniami w KSeF.

2️⃣ Wyznacz osoby odpowiedzialne

Określ, kto w firmie:

• ma dostęp do KSeF,
• akceptuje faktury zakupowe,
• odpowiada za wysyłkę faktur sprzedażowych.

3️⃣ Nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu

Tak, aby biuro mogło:

• pobierać faktury zakupowe,
• księgować je po Twojej akceptacji,
• reagować na błędy i niezgodności.

4️⃣ Sprawdź programy i obieg dokumentów

Ustal:

• czy Twój program do fakturowania współpracuje z KSeF,
• w jaki sposób będziesz akceptować faktury przed księgowaniem,
• gdzie będą archiwizowane wizualizacje i UPO.

5️⃣ Ustal jasne zasady

Np.:

• kto weryfikuje dane na fakturze sprzedażowej,
• kto i w jakim terminie akceptuje faktury zakupowe,
• kto jest pierwszym kontaktem przy problemach technicznych.

Dlaczego nie warto odkładać przygotowań?

• Od lutego 2026 r. część faktur będzie dostępna tylko w KSeF,
• od kwietnia 2026 r. dotyczyć to będzie już niemal wszystkich faktur,
• bez dostępu do KSeF biuro rachunkowe nie będzie mogło ich zaksięgować,
• odpowiedzialność za wdrożenie systemu spoczywa na przedsiębiorcy.

Jak pomoże Ci biuro rachunkowe?

W ramach współpracy:

• pomożemy Ci zalogować się do KSeF,
• wskażemy, jak nadać odpowiednie uprawnienia,
• przygotujemy procedury obiegu i akceptacji faktur,
• zadbamy o prawidłowe rozliczenia od pierwszego dnia obowiązywania KSeF.

Podsumowanie

Od 2026 roku faktura istnieje tylko w KSeF.
Nie jako papier, nie jako PDF, ale jako zapis w państwowym systemie.

Obowiązek ten dotyczy:

• przedsiębiorców każdej wielkości,
• rolników,
• osób wynajmujących nieruchomości firmom, fundacjom, spółdzielniom i wspólnotom.

Im wcześniej zaczniesz przygotowania, tym spokojniejsze będzie przejście na nowy system.

Jeśli potrzebujesz wsparcia – zapraszamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym.