Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w rozliczeniach podatkowych ostatnich lat. Przypominamy, że od 01-04-2026 niemal wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur sprzedaży w KSeF, dlatego warto już teraz uporządkować najważniejsze zasady i rozwiać najczęstsze wątpliwości.

Kto będzie musiał wysyłać faktury do KSeF?

Co do zasady obowiązek dotyczy prawie wszystkich przedsiębiorców.
Wyjątkiem są firmy, których:

➡️ wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie.

Warto jednak podkreślić, że jest to zwolnienie przejściowe, które obowiązuje tylko do końca 2026 roku. Od 2027 r. również te podmioty zostaną objęte obowiązkiem KSeF.

O czym warto pamiętać przy fakturach sprzedaży?

✔ Faktury dla osób prywatnych

Faktur wystawianych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie trzeba wysyłać do KSeF. Obowiązek dotyczy wyłącznie transakcji B2B.

✔ Termin wystawienia faktury

Fakturę sprzedaży należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży.

Przykład:
Usługa została wykonana 20 marca 2026 r.
➡️ data sprzedaży na fakturze: 20 marca 2026 r.
➡️ data wystawienia faktury: najpóźniej 15 kwietnia 2026 r.

W KSeF istotne jest, aby prawidłowo rozróżniać datę sprzedaży i datę wystawienia faktury.

Faktury kosztowe – ważna uwaga na 2026 rok

Choć KSeF stanie się standardem, w 2026 roku nie wszystkie faktury kosztowe będą dostępne w KSeF. Trzeba zwrócić uwagę na dwie sytuacje:

1️⃣ Faktura uproszczona (paragon z NIP)

Jeżeli dokonasz zakupu i otrzymasz:

• paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto

taki dokument jest fakturą uproszczoną i nie trafi do KSeF.
W takiej sytuacji należy przekazać go do biura rachunkowego poza KSeF.

2️⃣ Zakup od firmy zwolnionej z KSeF

W 2026 r. możesz otrzymać fakturę od kontrahenta, który:

• korzysta ze zwolnienia z KSeF, ponieważ jego sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie.

Taka faktura również nie pojawi się w KSeF i musi zostać przekazana do księgowości w inny sposób (np. jako PDF lub skan).

Dlaczego to takie ważne?

Wielu przedsiębiorców zakłada, że „wszystko będzie w KSeF”. Tymczasem w 2026 roku:

• część dokumentów będzie w KSeF,
• część nigdy tam nie trafi.

To oznacza, że nadal konieczna będzie:

• kontrola dokumentów,
• świadome przekazywanie faktur do biura rachunkowego,
• jasne zasady obiegu dokumentów.

Podsumowanie

KSeF znacząco zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur, ale nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za kompletność dokumentów.
Jeżeli masz wątpliwości, jak prawidłowo przygotować firmę do KSeF i jak przekazywać dokumenty do księgowości — zapraszamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym.